1. UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAGESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSEJE TEMATICO N. 2GRUPO DE TRABAJO N. 2

2. Eje temático No 2: Documentos ElectrónicosDefiniciónComponentesCaracterísticasClasificación Problemática de la conservación de Documentos ElectrónicosDocumento electrónico de archivo

3. Documentos Electrónicos Definición: Documentos cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido por medio de detectores de magnetización.

5. Características: 1. Legibilidad Capacidad del equipo para reconocer el texto dentro de un documento sin ningún tratamiento adicional (reconocimiento óptico de caracteres o OCR) por ejemplo, una imagen de mapa de bits puede contener caracteres humanos reconocibles en su patrón de puntos, pero sin OCR, un equipo no reconoce los mismos patrones. 2. Caracteres multilingües Capacidad del formato para mostrar los caracteres. En el contexto de este documento esta característica incluye apoyo de códigos de caracteres internacionales legibles por maquina, tales como Unicode, así como la capacidad de presentar caracteres legibles en la pantalla o el papel. Por lo tanto una imagen de mapa de bits, ya que puede mostrar cualquier letra capaz de ser escaneada, se podría considerar un formato multilingüe, en este contexto.

6. Características: 3. Conservación de la distribución : Diseño de la retención se refiere al grado en que un formato de documento preserva la apariencia del documento original. Algunos formatos han de conservar el aspecto completo, algunas aproximadamente, y otros no en todos. Por ejemplo, un mapa de bits escaneada de una página de papel conserva la apariencia del original, pero si OCR se almacena como ASCII, pierde su estructura original. Otro ejemplo son documentos que se producen con la autoedición (DTP) de software. Si estos complejos, los documentos de extendidos se convierten a HTML, sólo una aproximación de la distribución original es posible. 4. Editabilidad Algunos formatos de documentos se pueden editar, mientras que otros puede que no, o sólo con un inusual grado de intervención. Aunque menos importante en las aplicaciones de biblioteca donde el ideal es el control sobre la integridad de los materiales, en algunas aplicaciones (por ejemplo, gestión de documentos internos), puede haber un requisito de capacidad de edición.

7. Características: 5. Tamaño del archivo El contenido mismo hecho en diferentes formatos de documentos electrónicos rendirá sustancialmente los tamaños de archivos diferentes. Por ejemplo, una página escaneada (formato TIFF) que contiene una columna de texto es de aproximadamente 706 KB sin comprimir. La misma página como Adobe Acrobat PDF (ver 3.3.2) es de 76 KB. Tamaño del archivo tiene implicaciones tanto para el almacenamiento y por el tiempo que se tarda en descargar un documento sobre una red. Si una característica de su grupo de usuarios es que suelen tener los módems lentos y ancho de banda de red deficiente (por ejemplo, en los países en desarrollo), después se reduce el tamaño del archivo es un criterio importante. 6. De varias páginas Esta característica se refiere a si un formato de documento apoya la inclusión de todas las páginas "de un documento dentro de un archivo. Por ejemplo, si un artículo de diez páginas en papel se escanean y se almacenan como archivos GIF, diez archivos separados resultará. En una aplicación, dicha separación complica el almacenamiento de documentos, gestión y entrega de la red. El almacenamiento y la gestión se hace más problemática ya que los archivos separados tendrán que mantenerse unidos y su orden conservado de alguna manera. Para el acceso y la entrega, cada página tendrá que ser solicitada por separado, visualizar, e imprimir Algunos formatos de documentos se pueden editar, mientras que otros puede que no, o sólo con un inusual grado de intervención.

8. Características: 7. Estructurado o no estructurado Se refiere a identificar los elementos del documento, como títulos, autores, secciones, encabezados y párrafos. Formatos como SGML y XML, permiten a la estructura que debe imponerse sobre el contenido. Reutilización de la información, la constante actualización, gestión de los grandes documentos complejos y de múltiples autores son razones clave para la selección de documentos estructurados. 8. Multimedia Contener más de un tipo de medio, normalmente de texto, gráficos, audio y vídeo. Algunos formatos de soporte de medios múltiples, cumplen esta característica, mientras que otros no lo hacen.

9. Características: 9. Soporta conexiones Enlaces - como Localizadores Uniformes de Recursos (URN), HyTime y XLink - documentos de soporte a las arquitecturas compuestas, lo que permite sub-componentes que se van ligados, y el contenido multimedia que se incluirán. También dan algunos documentos interactividad, permitiendo a los usuarios navegar de un documento a otro y elegir entre opciones alternativas. No todos los formatos tienen capacidad de enlace. . 10. Disponibilidad para los motores de búsqueda en internet En este momento, no todos los formatos de documentos electrónicos pueden ser indexados por los buscadores de Internet, tales como Alta Vista y Hotbot. La mayoría están diseñados para indizar sólo HTML y documentos de texto de base . Sin embargo, los documentos en formato PDF se informa, antes de estar entre los formatos de indexado. Esta característica es importante si su información debe aparecer en los índices de Internet de gran tamaño.

10. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Series

11. Subseries Dentro de cada serie se incluyen las subseries: Ejemplo: En la serie ACTAS se encuentran las siguientes subseries:

12. ORGANIZACIÓN EN CD, ZIP ,TAPE BACKUP Al trabajar a diario con información almacenada en Cd, es muy común que no se tenga la información ordenada adecuadamente para poder facilitar búsqueda de archivos en estos discos. Es bastante frecuente que no se sepa con claridad que información esta contenida en los disquetes y se pierde mucho tiempo en la localización de determinado archivo.

13. Estrategias de conservación de los documentos electrónicos Objetivos globales de la conservación digital: Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos digitales conservados. Conservar la autenticidad e integridad de los mismos. Problemas a los que se enfrenta la conservación digital: La obsolescencia del hardware. La dependencia del software. El deterioro del soporte de almacenamiento.

15. Ahora bien, como recoge Jeff Rothenberg, hace falta alguna investigación que “prediga acertadamente cuando será necesaria hacer una migración, cuánta reforma será necesaria y cuanto costará realizarla”.

16. Aunque es el método más aceptado, presenta numerosos problemas:

17. Resulta caro (en recursos materiales y humanos), laborioso y lento.

18. Conlleva riesgos de pérdida de datos:

19. Bien por errores de grabación.

20. Bien por incompatibilidades entre formatos.

22. En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan documentos para la gestión correspondiente. CARACTERISTICAS Responde a un trámite que debe ser gestionado, de acuerdo con procesos y procedimientos previamente establecidos. Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las actuaciones y trámites

23. Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos. Tiene un principio y fin claramente determinados Los expedientes forman series documentales. Existe un vínculo de trámite y gestión entre cada uno de los documentos que lo conforman

24. EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDO Un expediente híbrido es aquel que tiene documentos en formatos analógicos y documentos electrónicos, en realidad, algunos de los actuales expedientes híbridos son una copia con documentación de apoyo del expediente electrónico. EXPEDIENTE MIXTO Un conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo), y en parte como expediente tradicional fuera del SGDEA.

26. Bibliografía http://www.slideshare.net/tramullas/edicin-digital-conceptos http://www.ifla.org/VI/5/op/udtop11/udtop11.htm http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electrónico http://infolac.ucol.mx/boletin/13_4/archivos1.html